Qual o melhor modelo de contratação de frete internacional para garantir eficiência e controle de custos? A escolha entre um processo estruturado de longo prazo e uma solução para demandas imediatas pode definir o sucesso de uma operação. Diante disso, a decisão entre BID ou SPOT não é apenas operacional, mas estratégica, impactando diretamente a competitividade e a previsibilidade da cadeia de suprimentos de uma empresa no mercado.
Saber quando licitar e quando agir pontualmente é o que diferencia logística reativa de logística proativa.
O que é o frete SPOT e como funciona?
O frete SPOT é uma modalidade de contratação projetada para atender a demandas de transporte que surgem de maneira esporádica e urgente, fora do escopo de contratos pré-negociados.
Enquanto grande parte das operações logísticas se baseia em acordos por meio de BIDs (Bidding Process), o SPOT funciona como uma ferramenta para situações imprevistas.
Esse processo envolve uma nova cotação, realizada no momento da necessidade, com um parceiro logístico que pode ou não estar na lista de fornecedores da empresa.
A principal característica é a velocidade: a cotação acontece rapidamente, a decisão ocorre de forma imediata e o cliente paga à vista, garantindo que a transportadora colete e entregue a carga no menor tempo possível.
Ele soluciona problemas pontuais sem a burocracia de um contrato formal.
Principais características do frete SPOT
A primeira característica que diferencia o frete SPOT é o pagamento, diferente dos contratos de longo prazo com faturamentos negociados, o serviço SPOT é instantâneo e, portanto, exige um pagamento imediato para o transportador.
A segunda é a entrega imediata. Todo o conceito por trás da modalidade está atrelado à velocidade. Desde a cotação até a entrega, o objetivo é minimizar o tempo.
Por isso, o SPOT se torna ideal quando a empresa precisa recuperar prazos perdidos em etapas anteriores da cadeia logística ou atender pedidos que exigem urgência.
Por fim, o frete SPOT é um serviço de urgência. Ele não é e nem deve ser a base da operação logística de uma empresa.
Seu uso deve ser pontual e acionado apenas em casos de real necessidade, uma vez que a contratação frequente de fretes SPOT pode ser um sintoma de falhas no planejamento ou desorganização dos processos internos.
Vantagens do frete SPOT
Embora seja uma modalidade de caráter emergencial, a contratação de frete SPOT oferece vantagens importantes.
A principal delas é a agilidade na contratação, pois as empresas conseguem compensar atrasos internos no transporte e evitar maiores impactos no cliente final. Essa agilidade eleva o nível de serviço e contribui diretamente para a satisfação do cliente.
Outro benefício é a flexibilidade no transporte de produtos fora dos padrões. Nesse caso, as empresas transportam cargas com dimensões, peso ou características diferentes das tabelas negociadas em contratos de longo prazo por meio de uma negociação SPOT, onde os termos são definidos caso a caso.
Por fim, a escolha entre BID ou SPOT depende de entender qual dessas vantagens é mais crítica para cada tipo de embarque.
O que é um BID de fretes e principais vantagens
Diferente do SPOT, o BID de fretes é um processo estruturado de licitação. Consiste em convidar um grupo de transportadoras, agentes de carga ou armadores para uma concorrência, visando estabelecer parcerias de médio a longo prazo para determinadas rotas ou volumes de embarque.
Funciona como um leilão reverso, onde os fornecedores apresentam suas propostas e a empresa contratante analisa um conjunto de critérios para selecionar o parceiro com o melhor custo-benefício.
A principal vantagem do BID é a previsibilidade e a redução de custos. Ao negociar com base em um volume de carga consolidado, a empresa ganha poder de barganha para obter tabelas de fretes mais competitivas.
Outro benefício é a formalização do nível de serviço. O processo de BID permite que o embarcador imponha suas condições e estabeleça Acordos de Nível de Serviço (SLAs) claros, com indicadores de performance para monitorar o cumprimento de prazos, condições de pagamento, free time de contêineres e outras variáveis críticas.
Essa prática garante maior compliance, transparência e segurança para a operação.
Principais etapas de um BID de fretes
O sucesso de um BID de fretes depende de uma execução bem planejada. O processo é complexo e pode ser dividido em cinco etapas que guiam a empresa desde o planejamento inicial até a formalização da parceria.
Definição dos objetivos e dos requisitos
A empresa precisa ter clareza sobre suas necessidades. Isso envolve mapear as rotas mais relevantes, o histórico de volume de embarques, os custos atuais e os principais desafios operacionais.
É nesta etapa que a empresa define os KPIs que medem o desempenho do futuro parceiro e os SLAs mínimos que estabelecem parâmetros como tempo de trânsito máximo, garantia de espaço em navios e condições de pagamento desejadas.
Elaboração do edital de convocação
Com os objetivos definidos, o próximo passo é consolidar as informações em um documento formal: o edital de convocação ou RFI (Request for Information).
Ele descreve o escopo do serviço desejado, o volume estimado, as rotas, os requisitos técnicos e operacionais, as regras da concorrência, o cronograma com prazos para cada fase e as minutas de documentos legais, como o Acordo de Confidencialidade (NDA).
O edital funciona como manual de instruções para os participantes, garantindo que todos tenham a mesma base de informação para elaborar suas propostas, tornando a disputa mais justa e a comparação mais precisa.
Convocação de participantes e criação de concorrência
Diferente de uma cotação aberta, o BID é um processo restrito. A empresa convida um número limitado de fornecedores que já foram previamente qualificados e que possuem capacidade para atender aos requisitos.
Limitar o número de participantes mantém o foco em parceiros estratégicos. Após o envio dos convites, é feito o cadastro das transportadoras que manifestaram interesse, e os canais oficiais de comunicação são estabelecidos para tirar dúvidas e iniciar o processo de troca de informações.
Processo de análise das propostas recebidas
Após receberem as propostas, a equipe de logística inicia um processo de simulação e comparação. Utilizando os dados enviados pelos concorrentes, a equipe cria cenários para verificar qual proposta oferece o melhor custo-benefício, considerando não apenas o preço, mas também o prazo de entrega, a reputação do fornecedor e sua aderência aos SLAs.
Além disso, é comum que essa fase tenha mais de uma rodada de negociação, onde os finalistas refinam suas ofertas.
A decisão raramente se baseia apenas no menor valor, pois a qualidade e a confiabilidade do serviço são essenciais para a operação.
Escolha da transportadora ganhadora e formalização do contrato
Após a rodada final de negociações e análises, a equipe seleciona um ou mais vencedores, e a etapa seguinte é a formalização.
Em seguida, a empresa realiza todo o processo de cadastro do novo fornecedor e elabora o contrato de prestação de serviços logísticos, contendo todas as condições negociadas, incluindo tabelas de fretes, SLAs, multas por descumprimento e o período de vigência.
Com a assinatura do contrato por ambas as partes, realiza-se o setup operacional para que a transportadora esteja pronta para iniciar as atividades na data combinada.
Essa decisão consolida a estratégia de longo prazo, diferenciando-se da natureza emergencial que se encontra ao optar pelo frete SPOT.
Pontos de atenção ao realizar um BID de fretes
O BID de fretes exige atenção nos detalhes. O primeiro ponto é: desconfie de valores muito abaixo do mercado.
Embora a redução de custos seja um objetivo, ofertas extremamente baixas podem indicar que a transportadora não tem estrutura para cumprir o prometido ou que tentará compensar o valor com taxas extras não declaradas. O preço deve ser competitivo, mas realista.
Outro fator são os prazos de entrega. Prazos curtos e fora da realidade do mercado podem ser um sinal de alerta, assim como prazos muito longos podem prejudicar a operação.
Avalie o histórico do fornecedor em relação à sua capacidade de cumprir prazos conforme o prometido. Verifique a reputação, converse com outros clientes e analise seu histórico de compliance e estabilidade financeira.
Por fim, certifique-se de que a escolha está alinhada às reais necessidades da empresa. Não adianta contratar o parceiro mais barato se o que você precisa é de agilidade e confiabilidade.
Como saber qual vale mais a pena no frete internacional em 2025
Uma estratégia logística madura, portanto, utiliza ambos os modelos de forma equilibrada. O BID, por sua vez, é indispensável para as principais rotas da empresa, especialmente quando envolvem grandes volumes e alta frequência.
Nesses casos, a negociação garante estabilidade, assegura previsibilidade de custos e, além disso, estabelece um nível de serviço padronizado. Ao consolidar volumes, a empresa não apenas maximiza seu poder de barganha, como também constrói parcerias sólidas, gerando eficiência e promovendo inovação conjunta.
Por outro lado, o frete SPOT representa a ferramenta ideal para lidar com a incerteza. Situações como embarques para destinos com baixa demanda, projetos pontuais que não justificam um contrato, cargas urgentes para evitar a paralisação de uma linha de produção ou, ainda, para atender a um cliente com prazo reduzido tornam-se exemplos perfeitos para esse modelo.
Em 2025, diante de um mercado que tende a permanecer volátil, a agilidade proporcionada pelo SPOT mostra-se ainda mais decisiva.
Assim, a escolha entre BID ou SPOT para determinado embarque deve ser guiada por uma análise criteriosa que considere o volume, a frequência, a urgência e a relevância estratégica de cada rota.
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