Quem trabalha na importação sabe que a lista de gargalos presentes no dia-a-dia é vasta, como: barreiras não tarifárias, exportadores problemáticos, agentes de carga escolhidos na sorte… É possível pensar em uma infinidade de coisas, sendo esses gargalos causados pelos próprios importadores.
Isso significa que o principal interessado na chegada da mercadoria é também responsável por ancorar os processos e gerar atrasos. Atrasos dos quais, provavelmente, causarão prejuízos.
Sendo assim, separamos 3 motivos de como os importadores causam gargalos nas próprias importações:
1. Negligenciar o armazenamento de arquivos e informações.
Para ilustrar:
- Oi, eu preciso da NCM desse produto que me pediram para levantar custos.
- Olá! Pode considerar o mesmo da última importação.
- É que eu sou do novo Despachante Aduaneiro, não tenho os documentos.
- Entendi, deixa eu ver se acho a proforma no meu e-mail.
- Também preciso da descrição da mercadoria.
- Hum, pode a Nota Fiscal para a transportadora, é só falar o nome da peça.
- Tá… e tem o contato da exportadora? Já vou iniciar um e-mail com ele.
- Isso eu tenho! Te mando foto do cartão dele pelo zap… assim que eu achar.
O exemplo acima é causado pela falta de centralização e procedimentos no armazenamento de informações, normalmente induzido pela comodidade de buscar arquivos ou informações na caixa de e-mail ou em aplicativos de mensagem instantânea. Porém, lembremos que estes programas são para comunicação, não para armazenamento e por isso é comum ver consequências como:
- Demora para encontrar a informação, pois precisou lembrar ou adivinhar como fazer a busca;
- Demora por enviar algo ultrapassado e incorreto que gerará retrabalho;
- Não encontrar, talvez porque não estava em cópia do assunto, ou a informação perdeu-se porque estava no antigo laptop que você derramou café em cima.
Para acabar com esse gargalo, é necessário centralizar onde os arquivos serão salvos, eleger um sistema para armazenar dados das operações e determinar os procedimentos para ambos! Se não houver procedimentos, as pessoas determinarão individualmente como fazer. Então existirão aqueles que salvarão os documentos da importação com o nome do pedido de compra e outros com o número da Declaração de Importação.
E ambos estarão corretos, pois não existe o correto.
2. Não negociar os termos de pagamento (ao menos tentar).
Para ilustar:
- Estou cobrando quase diariamente a prontidão da carga, mas o exportador adia seguidamente a data, você sabe se já foi pago? – Questiona o Despachante Aduaneiro.
- Foi sim, já te mando o SWIFT assim que achar no e-mail, pois pagamos 80% adiantada. Compramos dele a 2 anos e ele nunca cumpre a data de entrega.
- Já que ele nunca cumpre, que tal negociar nas próximas vezes a porcentagem desse pagamento à vista, antes da fabricação e pagar a maior parte depois de pronto?
Pagar grande parte da importação antes da fabricação não é apenas um problema de fluxo de caixa É também um problema de motivação. Se você colocar no bolso do exportador 70% ou mais do valor da compra antes mesmo do início da produção, que motivação ele tem para fazê-lo no prazo?
Mesmo que ele seja profissional em honrar prazos, digamos que ele sofra amanhã de alguma dificuldade (greve, atraso na matéria prima, desastre naturais…) que vá atrasar 50% dos pedidos em 30 dias, bem provável que ele priorizará a entrega daqueles que irão pagar um valor alto somente depois que a carga estiver pronta.
Na suposição acima, é preciso buscar constantemente formas de pagamento que motivem o exportador a lhe entregar para receber.
Não se trata apenas de negociar, cada caso é um caso, mas é preciso constantemente tentar, nem que seja ao menos buscar outro fornecedor que ofereça melhor forma de pagamento.
3. Burocracia interna não preocupada com o comércio exterior.
Para ilustrar:
- Bom dia, importador! O exportador mandou e-mail hoje e disse que a carga está pronta!
- Que bom! Vou então providenciar o pagamento para liberar a coleta.
- -Legal, consegue prever quando que será pago?
- Tenho que solicitar o pagamento via sistema, conseguir a aprovação do Gerente de Suprimentos e Gerente Financeiro, esse último vai pedir para o analista financeiro programar o pagamento, que será aprovado pelo Diretor Administrativo.
- Uns 3 dias para pagar?
- Mais, preciso das aprovações também no papel e o diretor foi viajar, hoje é segunda, devo conseguir somente na quarta.
- Eita… Paga na quinta então?
- Quinta da outra semana, porque pagamentos são agendados até terça para serem pagos na quinta da mesma semana…Mais o tempo de emitir o SWIFT.
Tem órgão anuente deferindo Licença de Importação em bem menos tempo que o caso acima.
Uma empresa que não atua no comércio exterior de forma relevante, provavelmente possuirá burocracias internas que visem otimizar sua área de atuação e aumente o controle daquilo que não entende.
Por exemplo: algum segmento chato, complexo e caro, como a Importação
A consequência dessas burocracias é que a mercadoria precisará aguardar até que elas se cumpram, consequentemente a importadora estará se submetendo a riscos, pois no comércio exterior tempo é prejuízo que vão além da variação cambial.
Conseguir mudar burocracias internas é tão difícil quanto renegociar pagamentos internacionais, pois é um trabalho político que envolve conseguir o apoio dos demais setores que serão influenciados pelas mudanças, e talvez sequer sejam beneficiados.
Outra forma de contornar as burocracias é entender como elas funcionam para reduzir o tempo que elas tomam, mas tratarei dela como o último gargalo desse texto:
4. Não otimizar a sequência de procedimentos.
Para ilustrar:
- Olá, importador! O exportador confirmou o pagamento e a mercadoria está liberada para coleta!
- Maravilha! Então eu vou cotar o frete internacional.
- Não fechou o frete ainda?
- Calma! Vou pedir os dados da carga para o exportador e até depois de amanhã devo te passar os dados do agente de carga.
Este exemplo força um pouco a barra (apesar de acontecer), mas é essencial para esclarecer que:
Os procedimentos na importação e exportação não precisam ocorrer em fila única!
Por mais que cotações de frete tenham validade, ele já poderia ter iniciado assim que soube que a carga estava pronta e quando iriam pagar. Devido a fuso horário e a quantidade de envolvidos numa operação, é comum etapas rotineiras tomarem mais de um ou dois dias (úteis) para ocorrer.
Por isso é tão precioso conseguir economizar tempo ao iniciar procedimentos que não dependam de outros… Mas tome cuidado para não colocar a carroça na frente dos bois, pressa e eficiência não tem o mesmo significado.
Esses são alguns dos gargalos encontrados no dia-a-dia, em breve lançaremos mais alguns por aqui! Enquanto isso, temos uma alternativa para driblar esses gargalos aqui.
