O transporte internacional é composto por várias etapas que precisam ser muito bem acompanhadas. Por isso, ter pessoas qualificadas à frente da operação pode fazer toda a diferença, sobretudo na homologação de agentes de carga.
Além do time que faz o acompanhamento diário em follow-up, estar cercado de bons parceiros logísticos e principalmente homologados pode otimizar todo o processo.
Por que homologar um agente de cargas?
A palavra homologar provém do grego homologéō, que significa “estar de acordo”, e tem a aplicação jurídica de “tornar executório” ou ainda “reconhecer algo oficialmente”. No cenário do Comércio Exterior, no qual há algum tipo de prestação de serviços, ela passa a ter o significado de “aprovar para atender/dar suporte”.
Um agente de cargas homologado é um prestador de serviços que passou por um processo de verificação, feito segundo critérios preestabelecidos pela empresa contratante. Uma vez aprovado, o agente poderá fornecer seus serviços de forma segura e em concordância com todo o cenário definido.
Contar com o suporte de um agente homologado traz robustez e segurança aos processos, pois indica que estão sendo executados por alguém que possui propriedade.
Além disso, a homologação de agentes de carga é um critério para integrar programas de incentivos das autoridades aduaneiras, como o OEA (Operador Econômico Autorizado).
Como encontrar os melhores parceiros de fretes internacionais?
Encontrar os prestadores de serviços ideais para chamar de parceiros exige bastante pesquisa, dedicação e disposição.
O mercado possui bons agentes que quase ninguém conhece, que podem significar uma grande oportunidade. Entretanto, em paralelo, há muitos que são conhecidos justamente por possuírem alguns pontos que precisam de mais atenção e melhorias contínuas.
A seguir compartilhamos algumas dicas que podem ser úteis na hora de fazer a homologação dos agentes de carga.
Estabeleça seu Acordo de Nível de Serviço
É importante deixar claro desde as primeiras conversas o que se espera de um novo parceiro para alinhar as expectativas. Assim, será possível entender o que prestador consegue atender e ainda adequar o que for necessário.
Iniciar as primeiras reuniões já com esses alinhamentos e apresentar todo o sistema próprio de qualidade e gerenciamento de agentes de carga homologados da empresa contratante pode auxiliar na condução das negociações.
Sendo assim, todos saberão o que será cobrado e o que deverá ser apresentado durante todo o processo de homologação de agentes de carga. Tomadas estas medidas, poderá estabelecer um Acordo de Nível de Serviço que será a base do padrão de atendimento e relacionamento entre os lados.
Faça embarques testes
Sabemos que cada embarque tem as suas exigências e precisa de total atenção durante a sua coordenação, mesmo que em níveis diferentes. Parte das empresas possui uma carteira diversificada de itens a serem adquiridos ou vendidos em outros países, com isso o custo e a exigência de uma dessas transações podem variar bastante.
A dica é fazer um teste com um novo prestador em um desses casos que possuem um grau menor de risco e que, preferencialmente, envolva um baixo custo de produto.
Dessa maneira, se algo der errado, o prejuízo e o impacto serão menores, evitando que haja algum desentendimento mais grave durante a condução do processo ou na sua conclusão.
Ainda assim, por vezes, um determinado prestador pode não estar habituado com a rotina de um item mais diferenciado, o que não o desqualifica como um todo (apenas para aquele tipo de item).
Avalie o atendimento e fluxo de informações
Durante a execução do(s) embarque(s) teste(s) é importante fazer avaliações constantes do nível de serviço que está sendo prestado.
Da mesma forma, é preciso verificar a fluidez na condução do processo em questão e como é conduzida a comunicação com a equipe que faz o acompanhamento no dia a dia. São esses profissionais que determinam o quão tranquila (ou estressante) vai ser a experiência para os envolvidos.
Avaliar se os e-mails (e telefonemas) são respondidos em tempo adequado e se há follow-up sobre as etapas que vão acontecendo também faz parte do processo, já que esses pontos são essenciais para a rotina do trabalho.
É o momento de analisar se os pontos discutidos no momento da elaboração do Acordo de Nível de Serviço estão sendo seguidos ou o quão aderentes a esse acordo eles estão sendo.
Desta forma poderá ser reavaliado o que for necessário e elaborado um feedback após a prestação do serviço, mostrando o que deu certo e o que ainda precisa de ajustes para a homologação dos agentes de carga.
Faça um Benchmarking
Em uma tradução livre, Benchmarking pode significar “ponto de referência” e é realizado com frequência durante a possível contratação de um novo prestador de serviços.
Nessa prática, contata-se outras pessoas/empresas que já possuem relacionamento com esse potencial novo parceiro. Elas poderão dar mais detalhes sobre o nível de serviço prestado, os pontos positivos e aqueles que precisam ser melhorados.
É importante avaliar se ambas as empresas que participarão do benchmarking possuem autorização de seus departamentos de compliance para falar, uma vez que há exposição delas.
A conversa costuma ser rápida, mas envolve questionamentos importantes e se há:
- uma experiência positiva em lidar com o agente de cargas;
- boa comunicação com os operadores do dia a dia;
- experiência por parte do agente e se ele atende às solicitações feitas; e
- cumprimento dos acordos estabelecidos.
Cada empresa elabora seu próprio roteiro e conduz os questionamentos. Com isso, ela consegue entender como funciona na prática a parceria com o prestador alvo da discussão e avaliar se ele de fato a atenderia como precisa.
Utilize a plataforma Cheap2Ship na homologação de agentes de carga
Estar cercada de bons parceiros homologados pode auxiliar no desenvolvimento das operações de sua empresa, uma vez que colabora no desenvolvimento da confiança.
A homologação de agentes de carga é uma etapa importante pois garante que estes sempre irão trabalhar de acordo com as métricas definidas para entregar o melhor serviço. Dentro das melhores condições possíveis, além de estabelecer uma relação de parceria e promover um ambiente amigável.
Para auxiliar nesse processo, a Cheap2Ship possui uma plataforma especializada na negociação de fretes, que integra fornecedores e agiliza o processo de homologação dos agentes de carga.
