O dinamismo do mercado internacional reflete principalmente na logística. Muitas negociações são prejudicadas e até mesmo canceladas em razão de alguns fatores logísticos que podem inviabilizar a operação e interferir no BID de fretes internacionais.
A pandemia trouxe um cenário ainda mais complexo para o setor marítimo, que agora exige maior atenção às oscilações do mercado.
Quem já conhece os trâmites de uma contratação de frete internacional sabe que qualquer custo irá impactar no valor final da mercadoria devido às altas taxas ou pelo câmbio desfavorável para importação.
Tanto a importação quanto a exportação sofrem atualmente com a vulnerabilidade logística. A falta de contêineres ainda não tem previsão de acabar.
Portanto, é necessário buscar alternativas que auxiliem na agilidade e tomada de decisão para que a empresa mantenha competitividade mitigando o máximo possível de riscos.
Atualmente, há disponível no mercado uma ferramenta que promove compliance e redução de custos no BID de fretes internacionais, conforme mostraremos a seguir.
O que é BID de fretes internacionais?
O Bidding Process é uma prática muito comum no mercado para estabelecer potenciais prestadores de serviço para o seu negócio. Pode ser aplicado para fretes rodoviários, marítimos e aéreos.
A empresa estabelece alguns critérios e dentre um grupo selecionado de transportadoras, armadores ou agentes de carga são selecionados, de acordo com os requisitos pré-estabelecidos, aquele que melhor atende suas necessidades na logística.
Basicamente, o BID de fretes internacionais é também conhecido como uma forma de leilão, pois após os lançamentos das propostas a empresa contratante escolherá a melhor alternativa.
Os principais fatores analisados em um processo de BID são:
- Preço: analisando o que vem sendo praticado pelo mercado versus o que a empresa consegue reduzir, propondo um volume mínimo de embarques, por exemplo;
- Prazo de entrega: identificar parceria que estabeleça prioridade nos embarques, garantia de espaço em navios, cumprimento do transit time;
- Prazo de pagamento: negociar a condição de pagamento, colocando uma condição mínima na negociação conforme seu fluxo de caixa e política de pagamentos;
- Credibilidade: pesquisar a idoneidade e reputação da empresa e suas práticas de compliance, pesquise com outros clientes para certificar se o serviço oferecido atende na prática em conformidade com o proposto;
- Período do serviço: estabelecer o prazo inicial e final da prestação de serviço. Muitos BIDs ocorrem com acordos trimestrais, semestrais ou até mesmo anuais.
A partir desses requisitos, a empresa consegue identificar o parceiro com melhor custo-benefício para suas operações.
Quais as melhores práticas de mercado para BID de fretes internacionais?
Para iniciar, é importante definir sua estratégia de negociação a partir do seu cenário atual e do que pretende alcançar. A empresa precisa mapear o que terá para oferecer ao parceiro comercial para que ele consiga oferecer em retorno as melhores condições de negócio.
Determine um prazo para entrega das propostas e análise eventuais contrapropostas de acordo com o que conseguirá cumprir na prática.
O compliance no processo de BID é fundamental para ambos os lados na negociação. É necessário possuir todas as informações formalizadas e acessíveis para auditoria, sendo possível acessá-las por meio de opções disponíveis no mercado.
Uma das opções para implementação é a plataforma Cheap2Ship, uma ferramenta especializada em negociação de fretes que proporciona mais produtividade na sua análise.
Outros pontos são fundamentais para a efetivação e gerenciamento do BID de fretes internacionais, como veremos em seguida.
Limite a quantidade de empresas convidadas
O processo deve contar com fornecedores pré-selecionados e que realmente apresentem condições de atender aos requisitos.
É importante estabelecer um número limitado de empresas convidadas, para que não se perca o foco do planejamento e não acabe optando apenas pelo quesito financeiro.
Muitas empresas buscam sempre fechar acordos comerciais com empresas com as quais já trabalharam anteriormente ou ainda possuem alguma relação comercial. Porém, é recomendável incluir empresas novas que ainda não conhecem para que consiga comparar a situação do mercado atual e principalmente, quem sabe, desenvolver um novo parceiro estratégico.
Defina SLA (Acordo de Nível de Serviço)
Os SLAs (Service Level Agreement) nada mais são do que as métricas estabelecidas com seu parceiro para comparar o negociado X cumprido.
Essa métrica é estabelecida também para a empresa contratante, por exemplo, se você oferece um volume mínimo durante o processo do BID de fretes internacionais, deve-se acompanhar a volumetria garantindo o cumprimento do acordo.
Alguns SLAs mais frequentes na negociação são:
- Cumprimento do transit time de acordo com a origem X destino;
- Ptax negociado para o fechamento do processo na conversão da moeda estrangeira para reais;
- Free time pré-estabelecido, eliminando ou reduzindo custos extras como a demurrage (sobreestadia do container);
- Outras taxas aplicáveis.
Defina KPI (Indicadores de Performance)
Após a definição dos SLAs, é necessário aplicar os KPIs.
A gestão do serviço prestado ocorrerá a partir dos KPIs (Key Performance Indicators, ou Indicadores-Chave de Performance em português). Dessa forma, será possível analisar o desempenho e eficiência do prestador de serviço em relação ao acordado.
Um exemplo é relacionado ao Transit Time: é muito comum cargas marítimas sofrerem transbordo ou até mesmo serem descarregadas em outros portos para posterior envio ao destino.
Nesse cenário, o impacto é altíssimo em uma organização, afetando o fluxo de caixa e, sobretudo, atrasando a venda/produção.
A Cheap2Ship oferece dentro de sua plataforma diversos KPIs, dashboards e relatórios gerenciais para acompanhamento.
Com essas informações, a empresa consegue gerenciar seus processos de maneira simples e ágil, podendo utilizar como base para outras aberturas futuras de BID.
Considere as rotas mais relevantes
O processo do BID de fretes internacionais é aconselhável para processos cuja demanda está confirmada, ou seja, que você já realize com mais frequência e para rotas mais relevantes comercialmente.
No que diz respeito aos embarques marítimos, diante das inconsistências e falta de garantias do mercado global, é primordial estabelecer uma estratégia para manter-se competitivo e cumprir prazos.
No final de ano, os embarques tornam-se mais restritos e competitivos devido a Peak Season (temporada de alta demanda). Antecipando esse processo, é possível garantir um melhor cenário para os embarques selecionando seus parceiros estratégicos.
Os embarques rodoviários internacionais também são atrativos para a abertura de BID. Com o acordo do Mercosul, há muitas opções de transportadores para desenvolver parcerias e reduzir custos, estabelecendo as condições ideais para os embarques.
Organize seus processos internos, verificando os principais mercados com potencial para contratação de BID.
Para origens com menor demanda, a melhor opção é efetuar cotações spot.
Utilize um sistema para gerenciar sua cotação de BID de fretes internacionais
Uma plataforma digital é essencial para que se tenha êxito em uma negociação de BID de fretes internacionais.
Além de estabelecer todos os requisitos mínimos de contratação de frete, é necessário principalmente o acompanhamento do serviço. A plataforma Cheap2Ship oferece uma solução completa para seu negócio e permite iniciar o uso imediatamente pois funciona de modo online.
Essa ferramenta facilita a conferência das faturas de cobrança no fechamento do processo. É importante que se dedique tempo nessa fase, garantindo que todos os requisitos sejam cumpridos.
Na prática a conferência pela plataforma se torna ágil, uma vez que ficam gravadas todas as negociações, às quais se tem fácil acesso.
Outro ponto relevante é a organização das informações, que acaba resultando, além de ganho financeiro, num ganho operacional, pois afasta a necessidade de diversas trocas de e-mail e ligações. Da mesma forma, é possível estabelecer um prazo máximo para recebimento das cotações, o que otimiza as cobranças de retorno por parte dos fornecedores.
O frete e o seguro internacional compõem a base de cálculo dos impostos na importação, portanto, investir nessa ferramenta levará para sua empresa, além de compliance e previsibilidade nos embarques, ganhos financeiros consideráveis.
