Quais informações o Agente de Carga precisa para cotar o frete internacional

by Cheap2ship

Quarta-feira, o relógio marca 17:05 quando o telefone toca, é o setor de manutenção que precisa urgente de uma peça para o equipamento que está parado e assim permanecerá enquanto você não cuidar da importação da bendita.

Pior que pouco surpreende, essa máquina quebra tão seguidamente, que vocês apelidaram ela Marea Turbo.

O setor de compras informa que a peça já foi comprada e está pronta para coleta no interior da Bulgária (vish, nunca importaram nada de lá) portanto, o próximo passo para você importador, é procurar seu melhor agente de carga e informar tudo o que for necessário para cotar o frete internacional com sucesso.

Pois, se ao invés de receber a cotação na quinta, lhe for pedido maiores informações ou esclarecimentos, dificilmente a peça do Marea embarcará na sexta.

1 – Mercadoria.

As mercadorias podem possuir tantas particularidades que é impossível mencionar todas nesse texto. Dependendo da qualidade da fatura proforma ou Comercial, os dados que precisamos estarão lá.

Nome em Inglês/Espanhol.

Pode ser comum no seu segmento os nomes e jargões do que costuma importar e exportar, mas para quem está de fora, é preciso descrever o produto como se estivesse explicando para um leigo, além de também estar no idioma estrangeiro necessário da operação.

Se achar prudente enviar imagens, vídeos, catálogos, não tenha dúvidas de enviar pois, quanto mais informação, melhor.

NCM/HS Code.

Pode acontecer da descrição da mercadoria ser ambígua, mas isso é evitado fornecendo a classificação fiscal, além de proporcionar mais segurança aos armadores e companhias aéreas, evitará erros de interpretação.

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Neste ponto, cuidado! Apenas os 6 primeiros números da Nomenclatura Comum do Mercosul (NCM) e do Sistema Harmonizado (HS Code) que possuem descrição igual, caso venha informar mais que estes, deixe claro em qual sistema está se baseando, no nosso NCM ou da classificação do país de origem da carga.

Código IMO e MSDS.

Se a mercadoria for considerada perigosa para transporte, é preciso informar a classificação de risco (Hazard Class) que se encontra no MSDS (Material Safety Data Sheet) do produto, se já tiver esse documento, mande-o também.

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No Brasil, o documento se chama Ficha de Informações de Segurança de Produto Químico (FISPQ), mas o ideal para cotar é utilizar o MSDS que está em inglês.

O correto na importação é que o exportador forneça o MSDS, mas nada te impede de procurar na internet, tomando o devido cuidado para não enviar versões antigas ou de outro produto!

2- Embalagem e Manuseio.

Poderíamos tratar dela também em Mercadoria, mas a falta de informação é capaz de causar tantos atrasos e prejuízos que merece um subtítulo próprio. Se o Packing List for bem elaborado é possível que todas as informações estejam nele.

Tipo, dimensões e peso.

Estas 3 informações podem ser tão traiçoeiras e desastrosas que prefiro explicar por exemplo:

  • Recebeu informação de que o peso da mercadoria era 80 quilos para cotar o frete, mas quando a mercadoria foi coletada, o peso bruto era 155 e, ao questionar o exportador, descobriu que 80 era o peso líquido, faltou considerar a embalagem mais o pallet utilizado.
  • O americano lhe passou as dimensões de 80x50x50, na hora de pagar o frete o valor ficou muito acima, pois você achou que eram centímetros, mas os EUA trabalha com polegadas.
  • O exportador informou que a embalagem é Box, você concluiu ser um caixa de papelão, mas na verdade era Wooden Box (Caixa de madeira) e ela já está vindo para o Brasil sem o carimbo internacional de madeira tratada.

Infelizmente a principal causa dos erros nesses 3 exemplos está em seguir em frente com a informação imprecisa. Verdade que na prática, não é sempre que temos todas as informações e ainda por cima, corretas.

Mas se a urgência for a prioridade, é preciso contornar essas dificuldades de forma que não causem mais atrasos. Se possível, alerte seu agente das informações imprecisas, desta forma ele poderá montar planos de ação perante os riscos mensurados.

Manuseio.

São as particularidades que costumam estar informadas na embalagem da mercadoria, como as conhecidas: “Não empilhar”, “este lado para cima”, “não girar”, “não pegar chuva”…

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E esta informação pode ser crucial para conseguir embarcar antes, digamos que saiba com antecedência que a embalagem e mercadoria permita empilhar, já facilita para conseguir um embarque aéreo ou marítimo consolidado (LCL).

Para cargas normalmente maiores que um container e de alto peso, dependendo da complexidade, o exportador precisa fornecer um desenho que informe pontos de içamento e centro de gravidade.

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3- Descrição da Operação.

O planejamento dela começa contigo, mas lembre-se de adicionar seu agente de carga na conversa, essa é a expertise deles, o que pode ser novidade a você, pode já ser rotineiro a ele.

Modo de embarque, porto/aeroporto de origem e destino e Incoterm.

Estas informações são básicas para começar a descrição, seja para fechar ou apenas para se informar sobre os valores de mercado.

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Se o processo for FOB (Free on Board) é possível receber a proposta no mesmo dia, diferente de quando o Incoterm definido exige cotar a logística interna no país de embarque, como no EXW (Ex Works).

Caso o processo não seja urgente, vale também avaliar o modo de embarque, se já expliquei no meu texto Por que Importo mais no modo aéreo que no marítimo consolidado é possível ser viável, o contrário também pode ocorrer.

Previsão de prontidão e endereço de coleta.

Se a carga estiver pronta é mais uma razão para o agente cotar o quanto antes, mas caso demore 1 ou 2 semanas é importante avisar, pois os valores de frete oscilam muito, tanto no marítimo quanto aéreo.

As vezes não sabemos na hora o exato endereço de coleta e utilizamos Zip Code para ter uma noção de custos, é válido para agilizar a cotação, mas lembre-se de informar ao agente de carga assim que receber o endereço completo.

Serviços acessórios.

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Os agentes com quem você trabalha atualmente podem estar acostumados que seus embarques partindo da Europa precisem ser paletizados ou coletados em 3 endereços diferentes, mas cuidado quando experimentar o serviço com um agente novo, para que ele não seja pego de surpresa por alguma particularidade de sua operação.

Outros serviços mais comuns de solicitar no país de embarque:

  • Armazenagem
  • Confecção de embalagem
  • Separação e Etiquetagem
  • Conferência, relatórios e fotos da operação.

4 – Determine logisticamente sua pressa.

A urgência tem custo e seu valor (e possibilidade de cumprir) varia e dependendo dos aspectos apresentados até o momento.

Portanto, antes de enviar um pedido de cotação, pode ser vantajoso ligar para o agente de carga explicando a operação e a data que precisa da mercadoria, para ele projetar a logística ideal.

É difícil aprofundar este tópico, pois cada importador/exportador, dependendo do segmento e localização do porto e aeroporto mais próximo, definirá sua urgência de forma diferente, a dica aqui é se comunicar com transparência para definir datas, logística e valores.

 

Quem é o Jonas?

É um cara que trabalha há mais de onze anos com comércio exterior, importação e continua apaixonado pela falta de rotina que essa vida tem! Aliando seu amor pela escrita, desenvolve de forma simples e bem-humorada, pois a leitura não precisa ser um fardo para ensinar.

E o que começou como hobby, rendeu a oportunidade de escrever e palestrar para empresas do ramo como Cheap2ship, Cronos, DC Logistics, Amtrans, Fazcomex, Logcomex, entre outras.

Quando não escreve, pratica artes marciais, enfrenta sua eterna pilha de livros, joga vídeo game desde o Atari e também curte ajudar os outros profissionalmente, seja trocando uma ideia ou com soluções para quem está em apuros.