Como a escolha dos INCOTERMS pode influenciar nos custos das suas importações

Nesta semana estava conversando com um amigo que trabalha na gestão de operações de importação de uma grande empresa, o Carlos (nome fictício), e ele, enfurecido, me descreveu a seguinte situação:

“Léo, pela milésima vez, nosso fornecedor de Papel embarcou a mercadoria e não comunicou ninguém do meu time, não enviou os documentos originais e só descobrimos que a carga já estava embarcada quando ela já havia chegado ao Brasil. Ou seja, estamos pagando armazenagem alfandegada no porto e nem temos a documentação final para iniciar o despacho aduaneiro”.

Pode parecer ridículo, mas já escutei esta mesma história de várias pessoas em empresas diferentes, sejam pequenas, médias ou grandes. Geralmente, este tipo de situação acontece quando há a compra regular de algum insumo ou matéria prima do mesmo fornecedor e a negociação de entrega foi feita sob algum INCOTERM em que o transporte internacional era de responsabilidade do exportador.

Principais INCOTERMS utilizados para a importação no Brasil

Para entender a fundo o que é INCOTERM, quem determina os novos INCOTERMS e como são utilizados amplamente, irei escrever um artigo mais específico sobre o tema, mas aqui vou falar somente dos mais utilizados, que são CIF, CFR, CPT, CIP, FOB, FCA e EXW.

O que difere um termo para o outro é a divisão de responsabilidades e custos entre o importador e o exportador, definindo quem vai contratar e pagar os custos logísticos no país de origem, no país de destino, o transporte internacional e o seguro internacional, dentre outros pontos. As operações com os INCOTERMS que se iniciam com a letra C (CIF, CFR, CIP e CPT) têm frete e/ou seguro internacionais contratados pelo exportador (embutidos). Já nos casos que se iniciam com as letras F e E (FOB, FCA e EXW) têm frete e/ou seguro internacionais à cargo do importador.

Mas eu posso contratar seguro internacional diretamente do exterior?

A legislação brasileira não permite que seja contratado seguro de nenhuma empresa diretamente do exterior, salvo exceções. Ou seja, o seguro de transporte internacional deve ser contratado de uma empresa brasileira (artigos 19 e 20 da Lei Complementar nº 126 de 2007).

Porém, nos casos de INCOTERMS onde o seguro internacional é de responsabilidade do exportador, conforme previsto na legislação, a contratação é feita pelo exportador e o importador é o mero beneficiário da apólice.

MUITA ATENÇÃO!

Apesar de permitido, não é nem um pouco recomendado ter um seguro contratado pelo exportador. Pode até parecer cômodo, mas tente iniciar um processo de sinistro e verá que o suporte de uma corretora de seguros que foi contratada pelo exportador (ela não possui relação comercial alguma com você), e está em outro país, não será nem de perto como uma corretora que você escolheu a dedo aqui no Brasil e terá total interesse em defendê-lo perante a seguradora, pois quer continuar fazendo negócios com você. Para saber mais a fundo sobre seguros no comércio internacional, como contratar e as melhores práticas, irei escrever um artigo mais específico sobre o tema e logo logo compartilho o link.

Na prática, como é lidar com o transporte internacional gerenciado pelo exportador?

Quando você compra uma mercadoria importada e o transporte internacional é de responsabilidade do exportador, significa que no custo da mercadoria já estão embutidos os custos de transporte internacional que o exportador irá arcar. Como existe uma volatilidade nos custos de transporte internacional, geralmente o exportador embute no preço uma margem de segurança, então você já começa pagando um valor a mais na sua operação.

Existem também casos em que o exportador negocia no país de origem um frete muito competitivo, que é o que ele vai pagar, mas as taxas de destino relacionadas ao transporte internacional (Desconsolidação, Handling, Liberação de BL, capatazia, etc.) que são pagas no Brasil pelo importador, você, não foram negociadas e acabam sendo muito acima do que é praticado no mercado. Isso acontece muito, principalmente, em embarques LCL (less than container load – onde sua carga só ocupa parte do espaço do contêiner), pois facilitam o repasse deste lucro entre o agente de carga no destino e o na origem.

Não passe pela mesma raiva que o Carlos!

A situação que o Carlos passou, muitos importadores ainda passam, mas eu juro que até entendo o lado dos exportadores. Como é deles a responsabilidade e o custo dos embarques, eles montam a estratégia e a operação para que tenham menos trabalho e menos custos, o que faz sentido. Então, até certo ponto, o foco não é atender as prioridades dos clientes, mas sim as deles.

Toda operação de importação passa por vários intervenientes e etapas, e quando o importador não tem nenhuma empresa que o represente no país de origem da carga, ele fica impotente para agir de forma preventiva nas operações, muitas vezes só tomando conhecimento de um problema quando a carga já está embarcada ou até chegou ao Brasil. Aí meu caro, em 101% destes casos, as soluções já vêm acompanhadas de custos extras, que podem ser MUITO ALTOS.

Escolha um PARCEIRO que divida a sua responsabilidade quanto a logística internacional das importações

Na importação, você escolhe um agente de cargas no Brasil e ele trabalha com um parceiro no país de origem que o representa. Então, de cara, você já tem duas empresas interessadas no seu negócio trabalhando contigo. Dentre vários pontos, seu parceiro irá supervisionar a data de prontidão da carga na fábrica, conferir toda a documentação, escolher o serviço adequado de transporte da fábrica até o armazém do agente na origem, inspecionar e pesar a sua carga, resolvendo problemas de embalagem, documentos ou de troca de mercadoria antes mesmo que ela seja embarcada, além de lhe ajudar na escolha da logística internacional mais adequada às suas expectativas. A escolha da logística internacional mais coerente com suas expectativas é um tema mais detalhado e irei incluí-lo em um próximo artigo.

Os custos nas importações que mais devemos ficar vigilantes são a armazenagem alfandegada, demurrage (quando o importador demora muito para devolver o contêiner para a companhia marítima), multas no despacho aduaneiro e custos por quebra de venda ou de produção devido à falta de mercadorias em estoque. Todos estes custos estão diretamente ligados ao lead time da importação e do tempo em que a mercadoria fica parada aguardando liberação no Brasil durante o despacho aduaneiro.

Eu costumo dizer que 75% do sucesso da importação está na gestão que é feita antes da carga ser embarcada, pois depois que a carga já embarcou, a correção de documentos geralmente vem acompanhada de custos extras e pouco se pode fazer para mudar o tempo total da operação. Então, quando você tem um parceiro te ajudando a gerir a operação desde o início, geralmente a carga chega ao Brasil com os documentos corretos, no lead time esperado e seguida de um processo de despacho aduaneiro muito mais fluido e sem multas.

Não abra mão do controle logístico da operação ou poderá abrir mão do controle de boa parte dos custos

No final de 2018, eu estava em uma reunião com a Josiane (nome fictício), Head de importação de um grande cliente nosso, e ela me contou que fica de queixo caído quando faz benchmarking com outras grandes empresas e muitos colegas comemoram quando determinado produto é importado na modalidade CIF ou CFR e eles não precisam perder tempo negociando a logística internacional.

Ela terminou dizendo:

“Léo, a prioridade dos exportadores é diminuir os custos deles, na maioria das vezes quando temos importações com o INCOTERM CIF a rota do transporte tem várias conexões, transbordos, aumenta demais o lead time e ficamos impotentes para mudar algo. Sem contar que não temos nenhuma opção de acompanhamento online de toda a cadeia logística, o que dificulta muito a análise dos gargalos das operações e torna pior ainda para mantermos nossos clientes internos informados”.

A maioria dos gestores não tem a mesma consciência que a Josiane.

As 8 maiores vantagens de negociar importações com INCOTERMS que comecem com as letras F ou E

Acredito que esta lista de vantagens possa ajudar mais gestores a terem a mesma consciência que a Josiane:

1.  Tenha o controle nas mãos! Assim, você irá controlar melhor os custos de suas operações;

2.  Um bom parceiro irá cuidar de seus interesses mesmo antes de seu produto ter sido fabricado;

3.  Tenha opções para resolver problemas à cada evento das importações. Se um produto demorou demais para ser fabricado, seu parceiro pode te fornecer alternativas de logística para manter o lead time inicial com variações de custo x benefício;

4.  Informação, informação e informação! Com uma gestão concentrada, até os clientes internos da área de importação podem acompanhar em tempo real as operações diretamente com o parceiro, diminuindo tarefas diárias da equipe de importação;

5.  Avalie a possibilidade de consolidação de cargas no armazém de seu parceiro no país de origem a fim de diminuir os custos e organizar sua cadeia de suprimentos;

6.  Diminua o risco com multas no despacho de importação;

7.  Tenha maior previsibilidade nos custos da operação, pois terá todos os valores de logística já negociados;

8.  Por fim, tenha um parceiro para dividir as responsabilidades, lhe ajudar nas tomadas de decisão e lhe informar constantemente as novidades e conhecimento técnico do Comércio Exterior.