O Comércio Exterior é cruel com quem perde prazos, pois isso normalmente resulta em custos extras na operação, perda de embarque ou até perda de cliente.

E, para que consigamos realizar tudo em tempo, costumamos fazer diversos sacrifícios como: almoçar em 10 minutos, trabalhar até tarde e não dar a mínima para o seu Compliance.

“Meu trabalho é cotar frete internacional, realizar a operação, bater metas de vendas, registrar as DI no dia da presença de carga, compliance não é problema meu”.

Terceirizar a responsabilidade é o caminho mais fácil para essa situação, contudo, é questão de tempo até você ser apontado como o culpado de alguma treta.

Veja o Compliance como a construção de um Escudo que vai lhe proteger nos momentos que lhe atacarem (vulgo: botarem no teu), pois o culpado no Comércio Exterior não é sempre o responsável mas sim, aquele que não tinha um Escudo para se proteger.

O que é Compliance?

Numa tradução literal, significa Conformidade, livremente entendido no meio profissional como “estar em conformidade”.

Então, quando uma empresa informar que trabalha conforme seu próprio programa de Compliance, ela quer dizer que existem regras e trâmites internos padronizados, que também respeitam a legislação em vigor sobre aquele assunto.

Sabe quando você trabalhou ou contratou uma empresa que te fazia pensar seguidamente:

  • “Não faço ideia de quem é o responsável por isso…”
  • “Vai desse jeito mesmo?”
  • “Como assim o documento tá salvo no Outlook?”

Esses são sentimentos causados por falta de Compliance… ou o básico dele, que é a boa e velha organização e estrutura de procedimentos.

E sabemos a que nível de M as 3 frases acima podem evoluir numa Importação ou Exportação…

Como começar seu Compliance no Comércio Exterior.

O “como” será visto abaixo, mas o mais importante é que ele precisa começar protegendo VOCÊ pessoa física.

Primeiro porque, se você já tem tempo de casa, sabe com funciona seu trabalho e, segundo, está ciente quais são os trâmites com maior sensibilidade no gerenciamento de risco (vulgo: aquilo que você faz e que ‘dar M’ é rotina).

Dessa forma, seu Escudo começará grande o bastante para proteger você, para depois proteger seu setor.

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Sabe o nome desse desenho? Me fala nos comentários (se não se importar de condenar a idade :P)

Algumas das sugestões podem parecer bem óbvias para os calejados da área, entretanto, testemunhei empresas com mais de 10 anos e/ou 50 funcionários falharem nelas, logo, o óbvio precisa ser dito.

Crie procedimentos.

Criar procedimentos significa formalizar em um documento como você realiza seu trabalho. Isso inclui, por exemplo, um passo-a-passo dos trâmites e a definição requisitos para que uma etapa esteja em conformidade para evoluir à seguinte.

Para começar, não é preciso criar um gigante procedimento explicando tudo o que você faz, nem recomendo, pois você acabará desistindo.

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Comece com o que é mais suscetível de dar M erro, como um procedimento para solicitar cotação de frete internacional, por exemplo:

  1. Selecionar quatro Agentes de Carga (com cadastro aprovado para nos atender);
  2. Enviar solicitação de cotação aos quatro, ao mesmo tempo, usando o mesmo arquivo, com as mesmas informações e prazo de resposta;
  3. Se duas ou mais das melhores cotações tiverem uma diferença menor que 10%, solicitar desconto;
  4. Fechar com a melhor proposta e enviar a Instrução de Embarque;
  5. Enviar feedback aos Agentes de Carga não escolhidos.

O exemplo é simples pois não é momento de ir a fundo nisso, mas pelo o que converso com meus amigos do agenciamento de carga, não são poucos os clientes que nem isso fazem :/

É evidente que o procedimento será respeitado contanto que seja estável e não sofra contínuas alterações, o que é diferente de adições: naturalmente ele será aprimorado ao longo do tempo, pois mesmo com muita experiência prática é impossível pensarmos de primeira em todos os trâmites e exceções.

Formalize as comunicações.

Por mais que você seja íntegro e/ou competente, se você não tiver registro do que foi conversado, isso será usado contra você no momento que for investigado quem é o responsável por algum eventual prejuízo.

Um simples e-mail que começa dizendo “Conforme conversamos agora por telefone, fica definido…” basta para fortalecer o seu Escudo.

E caso o trabalho envolva parentes e amigos, digo por experiência própria que a necessidade de formalização é dobrada, pois há grandes chances de, no caso de um conflito, resultar no fim de uma amizade.

Padronize o armazenamento de documentos.

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Photo by C Dustin on Unsplash

Não adianta formalizar as comunicações por e-mail se, quando precisar de um bendito documento, não conseguir encontrá-lo. Pois ele vai ser necessário provavelmente daqui:

  • um mês, quando a carga chegar no porto de destino;
  • um ano, quando sua auditoria interna perguntar por que você contratou o segundo frete internacional mais barato, ou;
  • daqui 4 anos, 11 meses e 15 dias, quando a RFB na Revisão Aduaneira, perguntar onde está a Commercial Invoice assinada, daquele exportador que nem existe mais porque faliu em 2020 por causa da pandemia.

Mesmo que não tenha um sistema para gerenciar seu Comércio Exterior, basta salvar os documentos na nuvem, sempre o mais imediatamente possível ou assim que o processo for finalizado, respeitando a padronização de pastas e nomeação, junto do que foi comunicado por e-mail.

Porque, se deixar para depois, só vai lembrar de fazer isso quando precisar do documento num dos momentos exemplificados acima e aí será um Deus-nos-acuda.

Envolva superiores e demais envolvido nas situações extraordinárias.

Os procedimentos inicialmente criados começam na premissa de que tudo vai acontecer sem surpresas e urgências, naquele cenário ideal que não existe no Comércio Exterior.

Seguindo o exemplo anterior, digamos que uma peça de maquinário quebrou e é preciso urgentemente buscar uma nova na fábrica.

Até o momento, você só tem 2 das 4 cotações de frete internacional necessárias, se aguardar mais, a peça não chegará a tempo.

Este é um simples (e corriqueiro) caso em que Compliance entra em conflito com uma relevante necessidade e, quando isso ocorre, é importante ter o aval de superiores e outros setores para, extraordinariamente, seguir com o embarque mediante 2 cotações apenas.

É ‘CA-LA-RO’ que o extraordinário não pode virar rotina 😉

Seu Compliance é para você, mas ele vai também proteger outros.

Se numa situação conflituosa que lhe envolve, junto de mais 3 partes, você for o único que tem como provar o ocorrido e, consequentemente, o responsável, isso resultará em uma das partes pistola responsabilizada e outras duas eternamente gratas contigo, pois durante o conflito não passava nem Wi-Fi tinham material para se defender.

E isso demonstra segurança e seriedade de sua parte, que vai refletir positivamente até mesmo no seu networking.

Provavelmente estas situações inspirem outros a cuidarem do próprio Compliance, seja porque viram a importância com seu exemplo, ou porque se ferraram bonito.

Mas a verdade é que a maioria vai se acostumar a pedir tudo a você, inclusive prestadores de serviço, prepare-se para dizer não.

Compliance é um Escudo, não uma Muralha.

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Se não existir um mínimo de procedimentos, provavelmente seus trâmites até ocorram de forma eficaz, mas com sérios prejuízos financeiros e de integridade.

Por outro lado, se o Compliance for desenvolvido de maneira leviana, ele será intransponível de tão engessado, a ponto de tornar seu trabalho mais moroso e custoso – sem mencionar como é chato demais trabalhar com empresas assim.

Logo, Compliance exige equilíbrio entre Proteção e Eficácia.

Ao desenvolver o seu Compliance, entenda que você consegue caminhar com um Escudo na mão, mas uma muralha não lhe permite avançar.

Soldado morto não precisa de Escudo.

Você não precisa de um setor de Compliance ou uma controladoria pegando no seu pé para se preocupar consigo mesmo.

Há momentos conflitantes que vão “apenas” lhe causar uma azia, mas não são raros os momentos, em nossa área, em que se discute quem é o responsável pelo prejú de 20 mil reais.

E isso costuma atingir a parte mais fraca, normalmente o prestador de serviço, a pessoa nova na empresa ou aquela que ninguém suporta mais e a diretoria tá só esperando um motivo para mandar embora, mesmo que não seja por justa causa.

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Ademais, dependendo da gravidade do assunto que lhe atingiu, isso pode lhe queimar permanentemente no mercado.

Nesse caso, será tarde demais para produzir um Escudo para chamar de seu.

E você, amiga(o)?

Acha o assunto importante? Tem um setor de Compliance ou controladoria na sua empresa? Como costuma organizar seus procedimentos e documentos? Já se incomodou com a falta deles (de sua parte ou de outro envolvido)? Conto contigo nos comentários!

Sua “curtidinha” e comentário me ajudam a saber o que gostam de ler, ajuda aí 🙂

Publicado originalmente em jonas-vieira.com